La mayoría de las empresas más exitosas del mundo, si no todas, no estarían donde están hoy si no tuvieran el apoyo de profesionales administrativos. Estos hombres y mujeres tienen muchos títulos diferentes, pero su función dentro de una oficina es esencialmente la misma. Ayudan a los ejecutivos, gerentes, departamentos y, a veces, a toda la oficina con las actividades diarias para que todo funcione sin problemas.
Las empresas de todo el mundo reconocen el arduo trabajo de su personal administrativo. Si te has esforzado mucho en manejar este trabajo por tu cuenta, mañana puede ser un buen momento para comenzar el proceso de contratación de un asistente ejecutivo.

Si tu eres como la mayoría de los gerentes de alto nivel y propietarios de negocios, lo ÚNICO que te detiene es el dinero. Claro, otra persona en la nómina es un gasto, pero ¿valdrá la pena un asistente ejecutivo? Para averiguarlo, házte las siguientes preguntas relacionadas con las finanzas.

¿Cuánto valor aportaría un asistente ejecutivo a tu negocio?

Cada persona dentro de tu empresa debe aportar valor al negocio. El valor viene en muchas formas diferentes, desde lo obvio, como un trabajador de la línea de montaje que ayuda a construir un producto físico, hasta lo sutil, como un desarrollador que administra una base de datos. En resumen, las matemáticas sencillas nos dicen que el empleado debe crear más valor del que se gasta en su salario.

Cuando tu autosuficiencia ha alcanzado su máximo, contratar a un asistente ejecutivo es la única forma de hacer más en el día. Ahí es donde entra en juego el valor del personal administrativo. Un buen asistente administrativo hará que tu jornada laboral sea más productiva. Ellos eliminarán parte del trabajo “ocupado” de tu plato para que puedas continuar aportando más valor al negocio.

Hace unos años, la Harvard Business Review abordó este mismo tema. Señalaron que durante la Gran Recesión muchas empresas recortaron personal administrativo en un esfuerzo por ahorrar dinero solo para costarles más a largo plazo. No se dieron cuenta de que el personal administrativo ayudaba a los gerentes a hacer más en un día y eso compensaba el costo de los asistentes.

El primer paso para decidir si un asistente ejecutivo es financieramente viable es determinar cuánto tiempo te ahorrarían a ti y a otras personas en un día. ¿Cuánto vale tu tiempo? Mejor aún, ¿cuánto vale tu enfoque? Porque cuando no te estás distrayendo con las tareas administrativas, puedes prestar toda tu atención a tu trabajo real. Cuando eso ocurre, lo que puedes lograr se vuelve casi ilimitado. Esto es fundamental para los propietarios de empresas que necesitan poner la mayor parte de su enfoque en el crecimiento y la gestión de su negocio.

¿Has agotado todos tus recursos?

Antes de publicar un anuncio de trabajo, considera si has explorado completamente todos los medios para aumentar tu productividad. La tecnología ha hecho que muchos trabajos sean menos frecuentes, porque podemos automatizar sistemas, hacer las cosas rápidamente y algunas tareas se pueden delinear a dispositivos en lugar de personas.

Si no has explorado todas tus opciones para manejar varias tareas o no has examinado detenidamente tus sistemas, es posible que debas contratar a un consultor para que realice un análisis del flujo de trabajo antes de contratar a un asistente ejecutivo.

¿Estás listo y dispuesto a delegar el trabajo?

Cuantas más tareas puedas entregar a un asistente ejecutivo, más valor obtendrá. Para algunos gerentes, el traspaso de responsabilidades puede resultar difícil. Estás renunciando a parte del control y estás depositando mucha confianza en otra persona.

Siéntate y observa detenidamente tu horario diario. ¿Cuánto estás dispuesto a cambiar a un asistente? ¿Qué se puede modificar para que pueda ser entregado a otra persona? ¿Qué puedes entrenar a alguien para que maneje? Hasta que sepas que habrá suficiente trabajo para el asistente ejecutivo, no lo contrates.

Habilidades, valor y salario de los asistentes ejecutivos

Lo que convierte a un asistente ejecutivo en un activo no es necesariamente la cantidad de equipos de oficina o software que puede operar. Gran parte del valor que aporta a un negocio radica en habilidades que son prácticamente imposibles de enseñar.

Una de las habilidades más valiosas es si el asistente realmente comprende tu negocio y tu industria. Tendrá que tomar una serie de decisiones y se le encargará la tarea de proteger tu tiempo. Eso requiere una comprensión profunda de cuáles son sus prioridades y ver las oportunidades cuando se presenten. Cuanto más sepa acerca de tu industria, mejor estará apoyando el trabajo que realiza.

Otras habilidades valiosas para buscar incluyen:

• Es un solucionador de problemas
• Voluntad de aprender nuevas habilidades y asumir responsabilidades.
• Ser capaz de leer bien situaciones y personas.
• Capaz de anticipar las necesidades
• Tomar la iniciativa en lugar de que le digan qué hacer
• Organizado y capaz de pensar lateralmente
• Mentalidad de jugador de equipo
• Buen oyente que no tiene miedo de hablar cuando tiene una idea o solución.

Por supuesto, también deberás considerar cuáles son sus debilidades para poder encontrar un asistente que compense lo que le falta. También tendrás que examinar cuidadosamente a los posibles asistentes para evaluar si su personalidad funciona bien con la tuya. Al igual que encontrar una pareja, el mejor asistente podrá leerte y comprender lo que necesitas en casi cualquier situación. Ese tipo de apoyo no tiene precio.

Todo esto influye en el nivel de apoyo que brindará un asistente ejecutivo, el valor que aporta y el salario que será justo. Alguien con menos experiencia administrativa, pero con tiempo trabajando en tu industria, puede obtener un salario equivalente al de un profesional de administración experimentado. La motivación y una sólida ética de trabajo también valen su peso en oro.

Traer a un asistente ejecutivo prometedor y reconocer que son una parte vital de tu equipo puede tener un impacto profundo en tu productividad. El tiempo es nuestro recurso más grande y valioso, ¡y los profesionales administrativos talentosos tienen la habilidad de aprovecharlo al máximo!

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