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Agrupa tus emails y evita un dolor de cabeza

Agrupa tus emails y evita un dolor de cabeza

Nada absorbe tanto tiempo como eliminar los correos electrónicos. Nos sentamos listos para trabajar, solo para ser desviados sin saberlo por dings, pings y ventanas emergentes. Y estos golpes se suman. De hecho, un estudio reciente mostró que desperdiciamos hasta una cuarta parte del día laboral en el correo electrónico. El mayor problema es que todo este tiempo que dedicamos al correo electrónico se distribuye a lo largo del día, por lo que a menudo ocurre que una tarea importante es interrumpida por un correo electrónico menos importante. Y debido a que la mayoría de nosotros todavía nos consideramos hábiles multitareas, atendemos el correo electrónico.

Sabemos que la multitarea no puede resultar beneficiosa. No solo perdemos tiempo cuando cambiamos entre tareas y reenfocamos nuestra atención, sino que nuestro desempeño en ambas tareas se realiza con menos precisión. Con la concentración y el rendimiento disminuyendo, no es de extrañar que un flujo constante de correos electrónicos sea perjudicial para nuestra productividad.

También se ha demostrado que el envío constante de correos electrónicos contribuye a la tensión en el lugar de trabajo.

Un estudio realizado por médicos, encontró que cuanto más tiempo pasan las personas en el correo electrónico, menos sienten que terminan y más estresados ​​se sienten.

Suponiendo que a nadie le gusta no ser forzado, improductivo y estresado, ¿qué hacemos? El primer paso es el procesamiento por lotes de correo electrónico.

El procesamiento por lotes de correo electrónico es la idea de designar una hora (u horas) determinada en el día para centrarse solo en el correo electrónico. Dado que nuestros cerebros pierden tiempo cada vez que cambiamos de tarea, la idea es minimizar la cantidad de veces que necesitamos cambiar, minimizando así la cantidad de tiempo cerebral perdido. Además, la falta de cambio de tareas permite que tu cerebro se concentre completamente en la tarea en cuestión.

Tim Ferriss, autor de La semana laboral de 4 horas y maestro de la productividad, es un gran defensor del bloqueo de tiempo. Tanto es así, de hecho, que expuso su proceso para que los lectores se adaptaran a sus propias vidas. Si bien las personas pueden adoptar su enfoque y modificarlo para que funcione por sí mismos, Tim les informa a sus destinatarios de correo electrónico que revisa su correo electrónico una vez al día, por la noche, y sugiere que se comuniquen por teléfono si hay urgencia en su comunicación. Con el tiempo de correo electrónico predeterminado, está protegiendo activamente su tiempo para su máxima prioridad.

El uso de dispositivos de respuesta automática por parte de Ferriss para que la gente sepa que su mensaje será tratado a su debido tiempo es una gran herramienta para proteger su bloque de tiempo. Si tu eres alguien que se siente ansioso por no responder de inmediato a los demás, la respuesta automática puede manejar las expectativas de los demás y ayudar a todos a estar en la misma página, lo que puede hacer maravillas con tu nivel de estrés.

Si bien el procesamiento por lotes de correo electrónico es la actividad más común, la idea funciona para cualquier tarea, ya sea correo electrónico, mensajes de texto o redes sociales. Determina qué tarea sin sentido te está quitando demasiado tiempo a tu ÚNICA cosa y agrégala: establezca una hora estándar cada día para un descanso telefónico donde puedas responder mensajes de texto, desplazarte por Instagram o interactuar en Facebook. Incluso si no considerarías la actividad como una tarea, aún se puede agrupar.

Hemos hablado en el pasado sobre el bloqueo de tiempo y cómo usarlo de manera efectiva para concentrarse en tu ÚNICA cosa. Bueno, el procesamiento por lotes de correo electrónico es solo un bloqueo de tiempo para las tareas no esenciales, que pueden ser igualmente importantes.

Los mismos médicos que analizaron el estrés también observaron los resultados de los lotes de correo electrónico, y los resultados fueron claros: aumentó la productividad. Otros han informado que se sienten más concentrados y, por lo tanto, más positivos sobre su trabajo.

Echa un vistazo a tu día y veas qué puedes agrupar y cuándo. Tu cuerpo y tu mente te lo agradecerán, al igual que tu equipo.

Y te invito a RESERVAR UNA CITA de 30 minutos de coaching grátis conmigo para que te puedo enseñar como el coaching puede beneficiar tu vida y tu negocio.

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Maria Suprun

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